Cuando un comprador negocia con proveedores para la compra de insumos para la producción, gestiona una gran responsabilidad. Los buenos resultados requieren de información fiable y oportuna, trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales, inteligencia emocional y experiencia en negociaciones.
Generalmente no solo se debe negociar con los proveedores, sino también con los clientes internos. Estas negociaciones pueden ser más difíciles todavía.
Esta historia está inspirada en una conversación real con uno de mis coachees. Mi responsabilidad como coach es proteger la confidencialidad de las personas, por lo que los sucesos aquí narrados están resumidos y cambiados, los nombres son ficticios y las interpretaciones pueden ser disímiles a las ocurridas.
Situación
Esteban es responsable de compras de una empresa Pyme y frecuentemente recibe reclamos de producción por quiebres en el abastecimiento de materias primas.
Él reacciona quejándose por el trabajo de finanzas, que no mantiene al día las cuentas corrientes con los proveedores. Pero a su vez finanzas afirma que debido a los reiterados aumentos de precios y al acortamiento de los plazos de pago, cada vez es más difícil cumplir.
Ambos le pasan la culpa a ventas, porque no reduce los plazos de pago de los clientes y así se llega al nuevo quiebre de stock de materias primas, lo que obliga reprogramar la producción.
Resumen de la Conversación
– Me mandan a la batalla con un cuchillo de madera, dijo Esteban y así comenzó nuestra conversación.
– ¿Qué resultado esperás llevarte de esta conversación? Porque si solo escucho tus quejas no vas a hacer ninguna diferencia.
– Quiero saber si estoy en lo cierto, o si estoy equivocado con esto.
– Comprendo, en principio te propongo que pongamos en suspenso el juicio de cierto o equivocado y avancemos en el análisis. – Dame información para entender el contexto.
– Tengo varios problemas con el proveedor de materiales eléctricos. – Concretamente me pasa aumentos que superan por mucho la inflación, además me pide acortar el plazo de pago a 15 días y, como si esto no fuera suficiente, en finanzas se atrasan en los pagos, por lo que el proveedor me suspende la entrega y quebramos el stock de estos insumos.
– ¿Cuánto tiempo lleva este problema?
– Venimos arrastrando estos problemas desde hace ya un año.
– En principio se trata de dos cuestiones diferentes: uno es el problema de la negociación con el proveedor y otro es el flujo financiero que no cubre los compromisos de pago con el proveedor. – ¿Estás de acuerdo?
– Si, es así.
– En el problema financiero no vas a poder accionar. Aunque sí podés buscar informarte con anticipación, para no enterarte de los atrasos en el pago por el proveedor. ¿De acuerdo?
– Si, claro. Mejor volvamos a centrarnos en hablar de la negociación.
– Entonces, ¿Cómo definirías el resultado que esperás de esta conversación?
– Lo que necesito es encontrar nuevas posibilidades (de acción) para negociar con este proveedor.
– De acuerdo, pero antes hablabas de los recursos financieros para pagar las facturas en tiempo y forma… – ¿Qué me podés decir de la planificación de las operaciones y de los pedidos de compras?
– Yo no sé si planifican o cómo lo hacen, pero sí sé que las cosas se piden para ayer y además, a veces me pasan mal las especificaciones técnicas. Eso ya me condiciona la negociación con este proveedor.
– Bien, entonces, para empezar vas a necesitar algunas conversaciones con tus colegas en la empresa para alinearse y mejorar la información y ganar una mejor posición negociadora.
– Si, eso sería muy bueno. Aunque no es una conversación tán sencilla. Por ahora prefiero que sigamos con el proveedor.
– Muy bien Esteban, entonces empecemos por definir qué cuestiones negocias con este proveedor.
– Como te dije negociamos precios, cantidades, plazos de pago… – Solo eso, creo.
– ¿Alguna vez recibieron insumos con niveles de calidad inferiores a los esperados?
– ¡Si, claro! Cada tanto me informan que nos encontramos con desvíos en la calidad.
– ¿Cómo resuelven este problema?
– Siempre estamos trabajando con los tiempos justos, así que no hay muchas oportunidades para hacer una devolución.
– ¿Y entonces qué hacen?
– Generalmente se adaptan los diseños, así que como no le hacemos devoluciones, tampoco le pido notas de crédito.
– Entonces la calidad podría ser otra variable de negociación.
– Entiendo, aunque no la negocio en este momento debiera hacerlo.
– ¿Qué pasa con los plazos de entrega?
– ¡Uh ese es otro problema! Lo que pasa es que este proveedor tiene problemas con el despacho y su desorganización nos afecta a nosotros con demoras que nos complican bastante.
– ¿Pensaste en cotizar el transporte de esa mercadería y eventualmente negociar que te descuenten el costo del flete?
– No lo había considerado. Habría que ver si es posible, pero tal vez podría usar el plazo de entrega como otro recurso para negociar.
– ¿Tienen otros proveedores para estos insumos?
– Lamentablemente, muchos de los insumos son importados y como este proveedor es representante varias marcas líderes, no tenemos reemplazos de calidad similar.
– ¿Esto que decís está comprobado?
– En realidad desde que yo entré en la empresa ya trabajaban con este proveedor y me explicaron esto que te cuento, pero yo no lo comprobé por mi cuenta. – Tal vez haya proveedores alternativos y marcas sustitutas que no conozcamos. Ahora que lo pienso, yo validé irreflexivamente esta información.
– ¿Te parece que vayamos cerrando la conversación?
Reflexiones sobre la conversación
- Compartir una estrategia e información común con los clientes internos. Eso fortalece la posición negociadora.
- Separar los factores internos y los externos, además de lo que es negociable y lo que no lo es.
- Identificar “todas” los aspectos que se negocian y no limitarse a las cuestiones de rutina o las que propone el proveedor.
- Preguntarse por qué no y desafiar así las limitaciones que vienen de las costumbres y que reducen la creatividad.
- Buscar alternativas por fuera de la relación con el proveedor y así tener mejor información del mercado y evitar la trampa de lo tomas o lo dejas.
¿Qué pensás de la experiencia de Esteban? ¿Qué otras reflexiones sumarías?
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